Les journées de la culture Comment améliore-t-on le référencement de milliers d'activités, partout au Québec ?
Initiées et orchestrées par Culture pour tous, les Journées de la culture sont trois jours d’activités gratuites et ouvertes à tous qui favorisent un plus grand accès de la population aux arts et à la culture. L’évènement se déroule chaque année, le dernier vendredi de septembre et les deux jours suivants, partout au Québec.
Juste à temps pour sa 22e édition, nous avons accompagné l'équipe des Journées de la culture dans la refonte de son site. Techniquement et visuellement, l'ancien ne répondait plus aux besoins de l'organisation, ni à ceux du public. Notre travail a donc débuté par une analyse complète de la situation pour bien comprendre les enjeux, mais également les systèmes en place, et ainsi prévoir un plan de transition harmonieux entre les différentes phases du mandat.
Premier volet: améliorer la diffusion
Nous avons concentré nos efforts des premiers mois à la mise en place d'une nouvelle plateforme de diffusion des activités liées aux Journées de la culture. Nous avons entre autres remplacé le moteur de recherche inadapté aux besoins du grand public en proposant plutôt un système de libellés qui permettent de regrouper les activités par disciplines. Celles-ci sont très spécifiques (on en compte une vingtaine) et peuvent être combinées, sans être restrictives.
Par exemple, si l'on choisit danse et arts visuels, l'on verra autant les activités proposant seulement la danse que celles qui englobent ces deux formes d'arts.
Cela permet d'éviter des recherches sans résultat, ce qui arrivait malheureusement trop souvent avant, sur le site précédent.
Deuxième volet: le site en mode bilan
Une fois les Journées passées, le site est prévu de sorte qu'il soit facile pour l'équipe administrative de changer l'accueil pour mettre de l'avant l'aspect «bilan». En effet, à quoi bon arriver sur un site qui nous invite à des activités déjà passées? Par contre, on sait que les gens auront envie d'être dirigés vers des vidéos, des albums photo ou d'autres contenus faisant le topo des évènements uniques organisés à travers la province.
Troisième volet: recrutement et inscriptions des collaborateurs
Il s'agit de l'aspect arrière-scène du site. Liée à la base de données, cette partie réservée aux collaborateurs leur permet d'être autonomes et de référencer les informations pertinentes pour faire la promotion de leurs activités sur le site des Journées.
Toutefois, l'ancienne base de données (toujours utilisée dans la phase transitionnelle du projet) ne contient pas toutes les données utiles et souhaitées pour guider les prises de décisions de l'équipe organisatrice. Voilà donc sur quoi nous déploierons les efforts dans les prochaines semaines. En ajoutant les champs qui lui seront utiles dans ses analyses de données, l'équipe des Journées de la culture jouira enfin d'un outil à la fois simple et performant, lui permettant de faire des choix éclairés, basés sur des faits et non de simples impressions.
Simplifier la gestion des inscriptions
Dans le but d'alléger le travail des organisateurs, la dernière phase du projet prévoit la révision de l'aspect «transactionnel» de l'inscription. La plateforme simplifiera grandement le processus de suivi et d'approbation des inscriptions des collaborateurs. Cela fera donc gagner du temps à l'équipe, qu'elle pourra réinvestir dans des tâches qu'elle juge plus qualitatives. Bref, la plateforme se veut une vraie solution d'affaires, conçue pour optimiser les opérations d'un organisme qui doit encadrer plusieurs centaines de collaborateurs et partenaires chaque année, en plus de veiller à bien informer le grand public.
Les petits plus qui font la différence
Parmi les autres améliorations au site, soulignons le traitement des images liées aux activités. Prises par les différents collaborateurs, aux talents artistiques variés, les photos n'ont pas toute la même qualité. Pour pallier cette réalité et uniformiser le look de la plateforme tout en donnant une saveur unique à chaque évènement, nous avons ajouté un filtre coloré sur chaque image. En plus d'estomper les imperfections (s'il y a lieu), les couleurs permettent de voir rapidement quelle est la principale discipline associée à l'activité en question. Et que se passe-t-il lorsqu'il n'y a pas d'image associée à une activité? Il suffit d'en choisir une parmi la banque de magnifiques sigles (C pour culture) fournis par les Journées!
Comment se repérer, à travers 3000 activités ?
Pas facile de répertorier autant d'activités dans toutes les villes du Québec. Un simple mode carte permet de visualiser rapidement les offres par région. C'est une façon de plus d'améliorer la découvrabilité des propositions offertes durant le week-end le plus culturel de toute l'année!
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