5 idées pour préparer la refonte de votre intranet

Votre intranet est mal aimé? Il date de l’époque où les écrans d’ordinateur avaient la résolution qu’ont maintenant les écrans de nos téléphones intelligents? C’est difficile d’y retrouver quoi que ce soit et vous manquez d’inspiration pour y publier des nouvelles originales?

Encore aujourd’hui, les intranets peuvent servir avec justesse les objectifs de communication interne des organisations. D’autant plus face aux enjeux de la propriété des données qui incitent les organisations à développer des systèmes dont elles sont propriétaires.

Voici quelques astuces pour vous préparer à une refonte bien méritée. 

1 Consultez vos utilisateurs

À quoi souhaitent-ils avoir accès? Quels sont les outils, les services ou les informations qui leur permettraient d’être plus efficaces dans leur travail quotidien? Quelles sont leurs frustrations actuelles vis-à-vis l’intranet?

Discuter avec différents collègues vous aidera à élargir votre champ de réflexion quant à une éventuelle refonte. Des échanges plus informels vous aideront à aiguiller l’étape de la recherche auprès de vos utilisateurs. Cette recherche étant cruciale si vous souhaitez concevoir un intranet que tous vos collègues auront envie de consulter.

Aujourd’hui, les intranets sont souvent le point de convergence d’informations et d’applications très variées. Visez la cohérence et l’aspect utile et pratique de ce qu’ils vous expriment.

2 Larguez les contenus

Voilà une autre étape cruciale de toute refonte: la mise à jour vos contenus désuets. Les documents qui étaient fort utiles dans les années 90 le sont peut-être moins aujourd’hui. Questionnez-vous et n’hésitez pas à supprimer tout ce qui ne fait plus de sens dans le contexte actuel de votre organisation. Des formulaires à remplir directement en ligne peuvent-ils remplacer les PDF à imprimer-remplir-scanner-faxer?

Vous voyez l’idée. Vos collègues vous en remercieront.

3 Impliquez vos collègues

Ensemble, vous arriverez plus rapidement à faire le tri et les mises à jour dans les contenus de la dernière décennie. Cette collaboration est aussi une occasion de recueillir des informations précieuses quant aux améliorations possibles et souhaitées, selon les différents départements ou sites liés à votre organisation. 

4 Faites parler vos statistiques

Si vous aviez déjà Google Analytics ou un équivalent pour recenser les activités sur votre intranet, faites parler ces données. Si vous n’avez pas cette chance, il n’est jamais trop tard pour bien faire. En installant Google Analytics avant la transition vers un nouveau site, vous pourrez comparer l’AVANT et l’APRÈS-refonte. Vous pourriez ainsi mieux mesurer le succès de celle-ci.  

Vous pourriez aussi sonder vos employés avec une question aussi simple que celle-ci :

Je fréquente l’intranet:

a) Chaque jour
b) Quelques fois par semaine
c) Quelques fois par mois
d) Rarement
e) Quel intranet?*

*Le ton irrévérencieux à adapter au besoin, pour mieux respecter l’esprit de votre organisation :)

5 Formez un comité de gouvernance 

Un intranet sans comité de gouvernance, c’est comme un bateau à voile sans gouvernail. Le comité veille à faire avancer l’intranet dans «le bon sens», dans le respect des normes et des orientations qu’il définit, en lien avec les objectifs de l’entreprise.

Faites les premiers pas

Pour mieux amorcer la discussion qui s’impose, partagez cet article avec votre direction ou vos collègues les plus enclins à concrétiser ce projet de refonte de votre intranet. Nous pouvons aussi vous assister dans cette réflexion.

Notre présentation sur les bonnes pratiques en matière d'intranet, suivi d'une période d'échange, s'adresse aux décideurs. De l'analyse des besoins jusqu'au lancement, on y soulève des questions cruciales pour vous aider à mieux tirer profit du numérique dans le contexte actuel du travail. Nous pouvons également faire équipe avec vous à chacune des étapes, incluant le développement d'une solution performante, évolutive et sécuritaire.

Communiquez avec nous pour aller plus loin.