10 conseils pour bien planifier sa refonte web

Si vous ne savez plus dans quelle section mettre les contenus dans votre propre site, que vous souffrez d’un manque d’autonomie ou que la honte vous prend chaque fois que vous devez inviter quelqu’un à visiter votre site parce que tout ce qui s’y trouve est à des années-lumière de refléter le dynamisme actuel de votre organisation, et bien à ce moment-là, vous savez déjà qu’il est grand temps pour une refonte ! Une meilleure ergonomie, des fonctionnalités plus modernes et un bon alignement stratégique vous aideront à vous démarquer dans un marché toujours plus exigeant.

Certes, vous n’avez pas à attendre que le besoin soit aussi criant pour prendre les devants. Si vous veillez à faire évoluer votre site en continu, le mot refonte ne sera pas forcément synonyme de démolition, mais plutôt de rénos bienvenues pour amener un vent de fraîcheur et poursuivre la mise en valeur de vos activités.

Alors que plusieurs clients font appel à nous pour moderniser l’interface de leur site, une fois dans le vif du sujet, ils constatent qu’il y a plus que les couleurs et la disposition des éléments dans la page qui les agacent.

Comme les occupations quotidiennes prennent beaucoup de place dans le travail, mieux vaut s’y prendre à l’avance pour ne pas «subir» son site une ou deux années de trop! Pour vous éviter d’être pris au dépourvu et pressé par le temps, voici quelques bons conseils pour bien planifier votre refonte alors qu’il n’est pas trop tard!

1. Tenir compte du contexte organisationnel

Combien d’années se sont écoulées depuis la dernière mouture de votre site web? 5, 10, 15 ans ? La technologie évolue rapidement et les organisations se transforment elles aussi au fil des années pour répondre à de nouveaux besoins. En partant de votre mission organisationnelle, de votre dernière planification stratégique, des orientations actuelles ou futures que vous vous êtes fixées, demandez-vous si votre site traduit bien qui vous êtes devenus. Votre site met-il clairement en valeur votre raison d’être et vos services? 

N’hésitez pas à interroger vos utilisateurs actuels ou potentiels (collègues, clients, membres, partenaires, fournisseurs, subventionneurs) pour identifier ce qui doit être préservé et ce qui gagnerait à être repensé. Une visite dans votre console Google Analytics ou un atelier de tri de cartes pourront aider à identifier les termes recherchés les plus intuitifs.

2. Dresser la liste des objectifs, défis et acquis

Les objectifs sont le moteur de tous les projets. Que cherchez-vous à préserver ou à améliorer à travers cette refonte? Pour certains, l’enjeu du recrutement prendra une place beaucoup plus importante que dans les versions précédentes du site. Pour d’autres, il s’agira de faire connaître une nouvelle gamme de services ou de produits susceptibles de plaire à une nouvelle clientèle.

• Que faites-vous bien? 
• Que pourriez-vous faire mieux?
• Y a-t-il des tâches à éliminer pour simplifier votre gestion interne?
• Anticipez-vous des défis avec cette refonte ? (Par exemple, le manque de disponibilité des équipes, la gestion du changement, arriver à bien communiquer beaucoup d’informations ou autre.)

Connaître ses objectifs, ses défis et ses acquis est un excellent point de départ pour la suite. Il est important de se poser ces questions stratégiques avant de plonger dans une refonte. Vaut mieux y aller une bouchée à la fois, comme on dit!

3. Interroger votre équipe et vos utilisateurs pour répertorier les souhaits et les irritants actuels

Ne vous limitez pas à votre seule opinion. Sondez vos collègues pour élargir votre perspective et ainsi éviter les angles morts. 

Ne faites pas de promesses que vous ne pourrez pas tenir, mais restez ouverts et à l’écoute des besoins. Par exemple, plusieurs départements pourraient réclamer un espace dans un carrousel en page d’accueil, mais nous pourrions vous suggérer d’autres façons de mieux guider l’utilisateur dans son parcours sur votre site ;-) 

Ramenez les solutions à la source: à quel(s) besoin(s) le nouveau site doit-il répondre ? Vous n’avez pas à tout analyser seul. N’hésitez pas à nous partager cette liste brute. Nous l’affinerons avec vous en temps et lieu.

Lors d’une refonte, il faut constamment se poser la question: «à qui s’adresse-t-on?». Avec le temps, le nez collé sur leurs contenus, il arrive que les organisations se parlent à elles-mêmes via un outil pourtant destiné à familiariser leurs clientèles avec leurs offres. Cette question vous aidera à vous rappeler pour qui vous (re)faites votre site.

4. Évaluer comment se portent vos contenus

On parle ici de procéder à l’inventaire des contenus de votre site et de ceux à produire en vue de la refonte. Portez attention aux textes, aux visuels et aux médias. Classez les contenus selon qu’il faut les :

• Conserver
• Modifier
• Supprimer
• Créer

Gardez en tête l’importance d’adapter les contenus pour le web. Découpez vos textes avec des titres et des sous-titres et simplifiez les paragraphes pour aller droit à l’essentiel. Réfléchissez à vos appels à l’action: quels verbes d’action produiront les résultats souhaités? La majorité des personnes qui visiteront votre site liront en F, comme on lit les grands titres des journaux, jusqu’à ce que l’un d’eux pique leur curiosité! Si vous le souhaitez, notre équipe peut même vous accompagner et proposer des avenues épicènes et inclusives!

Soyons francs: l'inventaire des contenus est un travail souvent fastidieux. Ceci dit, il vous amènera à vous poser des questions pertinentes pour le bon déroulement du projet de refonte:

• Qui peut réviser les textes actuels?
• Quand prévoit-on avoir le temps pour se pencher sur la création de nouveaux contenus?
• Doit-on planifier une session de photos pour renouveler la banque d’images pour remplacer les photos datées ou génériques?

Certains aspects de nature stratégique gagnent à être réfléchis en amont d’une refonte. Vous gagnerez à ne pas tout mélanger.

5. S’interroger sur les connexions, API et systèmes à intégrer 

Devrait-on profiter de la refonte pour interconnecter certains systèmes entre eux et éliminer les doubles saisies dans différents outils? Tout n’est pas aussi simple que ça peut le paraître a priori, mais mettre sur table votre fantasme technologique vous aidera à vous en rapprocher. Notre équipe a l’expertise requise pour lier des systèmes entre eux et assurer la cohérence et l’efficience de votre «futur» écosystème numérique. Pensez à ce dont vous rêvez et, le  moment venu, nos analystes et développeurs aguerris pourront assurer les échanges avec vos fournisseurs externes pour choisir la meilleure solution pour votre organisation.

6. Prévoir la mise à jour de l’image de marque en amont

La refonte d’un site coïncide parfois avec la refonte de l’image de marque. Ici encore, posez-vous la question: est-il temps de revisiter notre charte graphique, notre logo ou notre signature ? Sans tout revoir, la refonte d'un site web est parfois une belle occasion d’apporter quelques améliorations à l’univers graphique de la marque.

Quelques agences web ont intégré les services d’image de marque dans leur carnet de services et vice versa, tandis que d’autres agences, comme nous, préfèrent se spécialiser dans l’un des deux domaines. À iXmédia, nous aimons travailler en collaboration avec nos collègues de Kabane, agence de marques et offrir le meilleur des deux mondes à nos clients lorsqu’ils doivent aller au-delà d’une simple mise à jour graphique. 

Dans le cas d’une refonte d’image de marque complète, nous recommandons d’y voir en amont. Par ailleurs, ce besoin est souvent symptomatique de nouvelles orientations stratégiques qui émergent graduellement au sein d’une organisation pour finalement s’imposer comme une nouvelle réalité. De nouveaux services, de nouvelles orientations… et on ressent le besoin de revisiter son image pour mieux refléter cette nouvelle direction!

Avant de vous lancer dans une refonte web, évaluez également le besoin de renouveler votre plan stratégique triennal. Notre équipe d’analystes, stratèges web et experts en expérience utilisateur peut vous assister pour tout ce qui concerne le volet numériquede cette planif. 

7. Rassembler les liens vers les projets qui vous inspirent

Vous trouvez que le site de Ricardo est un modèle de simplicité? Vous adorez ce que fait tel ou tel organisme pour démystifier sa mission et la communiquer au grand public? Le style de cette autre plateforme vous semble moderne, simple et élégant? Vous achetez tout ce que l’on vous propose sur cette plateforme de commerce en ligne plus efficace que les autres? 

Faites une liste de tous les sites que vous aimez en prenant soin de noter en quoi ils vous plaisent. Ce sera fort utile pour les explorations de début de refonte.

8. Établir le cadre du mandat (portée, budget, échéancier)

Si au départ il faut rêver, quand vient le temps de concrétiser un projet, c’est important de définir le cadre dans lequel s’inscrit la vision. Jusqu’où pouvez-vous vous permettre d’aller dans une première phase? Quels sont les moyens dont vous disposez pour assurer le succès de cette refonte ?

En vous donnant les moyens de bien faire les choses, et en priorisant les éléments ayant le plus de valeur pour vos utilisateurs, vous adoptez une saine gestion de vos actifs numériques.

Votre vision doit être durable et aller au-delà de la mise en ligne. Donnez-vous les moyens de faire rayonner votre projet, de mesurer son impact, d’ajuster le tir au besoin et de le faire évoluer en continu, selon les besoins et les opportunités qui se dessineront au fil du temps.

Le site web est aujourd’hui un outil de communication vivant, et interactif, en lien direct avec un écosystème de communication (réseaux sociaux, courriel, infolettre) et de fonctions (transactionnelles, CRM, ERP) qui ne lui permettent plus d’être un livrable avec un début et une fin. De nos jours, un site ou une plateforme web doit être pensé en fonction d’une mise en ligne rapide et d’une évolution constante.

9. Mobiliser la direction et l’équipe

Vous avez consulté votre équipe en début de mandat, mais ça ne s’arrête pas là!

Gardez-la informée et sélectionnez les bonnes personnes qui pourront s’impliquer tout au long du mandat pour bonifier les idées. Avoir les bons joueurs autour de la table est précieux. L’objectif ultime étant d’arrimer les besoins de l’organisation avec ceux de vos utilisateurs pour offrir à ces derniers une expérience agréable et cohérente avec votre proposition d’affaires.

10. Faire appel à des spécialistes 

Vous êtes bien placés pour évaluer votre site actuel, ses forces et ses faiblesses. En vous préparant bien en amont, le travail de refonte peut aller rondement. Ceci dit, ça aide souvent d’être accompagné dans ce processus d’analyse.

Nous avons l’habitude de questionner, d’évaluer et d’aller au-delà de ce qui est apparent. La collaboration qui s’installe entre nos clients et notre équipe pluridisciplinaire permet de définir les parcours utilisateurs à valeur ajoutée pour créer des expériences globales agréables, efficaces et pertinentes.

Si l’idée d’une refonte vous semble un projet d’avenir rapproché, n’attendez pas. 

 

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Pour discuter de votre projet, vous pouvez communiquer avec Véronique, directrice de l’expérience client à iXmédia. Que vous soyez à l’étape d’évaluation ou déjà en mode «urgence», vous pourrez échanger ensemble pour éclairer certaines zones floues du processus de refonte et, s’il y a lieu, planifier les prochaines étapes avant que vous ne tolériez plus du tout votre essentiel outil de communication!